Как организовать работу так, чтобы можно было давать обещания по срокам и держать их?

Тема, я думаю, мне досталась весьма и весьма актуальная. Любой руководитель сталкивается с проблемой сдачи проектов в срок. У меня есть знакомый предприниматель, имеющий репутацию очень пунктуального последовательного человека, на все встречи приходит заранее, старается всегда все предусмотреть. Но даже его компания обычно задерживает сдачу проектов на день-два! )

Предлагаю рассмотреть не принципы, благодаря которым можно все успевать, а препятствия, которые не позволяют это делать. А принципы и правила у каждого будут свои. Кому все-таки нужны знания на уровне технологии, того отправляю к книге «Тайм менеджмент» Глеба Архангельского, первого в России признанного специалиста в этой области.

Anything that can go wrong will go wrong (если какая-нибудь неприятность может случиться, она случается) американская поговорка.

Опыт показывает, что следующие неочевидные и “незначительные” этапы работ над проектами все время стремятся исчезнуть:

• подробное прояснение потребностей заказчика,
• прояснение, кто персонально будет принимать решение о приемке выполненных работ со стороны заказчика,
• разработка четкого технического задания и согласования его с заказчиком,
• подробное объяснение задачи специалистам, которые будут непосредственно выполнять работы,
• выяснение ограничений, способных препятствовать своевременному окончанию работ,
• согласование с заказчиком всех промежуточных этапов работ,
• подписание актов приемки каждого отдельного этапа работ сторонами,
• составление актов о выявленных недостатках, доп. работах.

На самом деле, можно ничего из этого не делать, а заложть заранее в цену и сроки двух-трехкратное переделывание всего проекта от начала до конца и пятикратное раздувание изначально поставленной задачи.

По моим наблюдениям, на прояснение и согласование по прописанным выше технологическим шагам у проект-менеджера затрачивается порядка 20% от всей работы по проекту. Зато это экономит не менее 200% времени и усилий всей проектной команды, дополнительно затрачиваемых на бесполезную суету, переделки, нервотрепку и оправдания перед заказчиком. Потому, что если какая-нибудь неприятность может случиться, она случается! Изначально отсеките ей возможность случиться!

Матрица Эйзенхауэра

Для тех, кто еще пока не знаком с этим замечательным инструментом, расскажу, метод предлагает поделить все Ваши дела зависимости от срочности и важности на 4 категории:

1. Срочное и важное – например, срочный телефонный звонок, подошел к концу срок подачи налоговой декларации и т.д. В общем, как говорится, когда что-то “горит”.
2. Несрочное, но важное – это привычная работа, планирование проектов, работа над проектами, сроки сдачи которых пока еще не так близко.
3. Срочное и неважное – это, чаще всего, незапланированые непредвиденные дела. Например, срочная, заранее не обговоренная встреча или такой же звонок, или сообщение, или e-mail…
4. Несрочное и неважное – поголотители нашего времени, то, на что мы тратим время “впустую”. Это, всеми любимые, в настоящее время социальные сети, пустые разговоры, “холивары” и т.п. Никакой пользы они не несут, однако, могут отнимать значительную часть вашего времени.

Теперь вернитесь к картинке, представьте, что сейчас утро, Вы только что пришли в офис. Представили? Скажите, пожалуйста, какими задачами Вы больше всего будете заниматься сегодня?

Распространенный ответ – срочными и важными. Если Вы тоже так ответили, значит, у Вас не все в порядке с расстановкой дел. Вы, как пожарник, тушите те места, которые начинают загораться, вместо того, чтобы работать в режиме завершения важных, но пока еще несрочных задач.

Русский стиль

Вот врожденый стиль работы большинства наших людей:

• не спешить приступать к задаче сразу же после её получения;
• не готовить заранее план работы, инструмент, рабочее место, не запрашивать нужные доступы, несмотря на наличие достаточного времени;
• когда ситуация прижмет, совершить «трудовой подвиг», произведя почти всю работу за очень короткий промежуток времени. Естественно, качество будет при этом соответствовать принципу «мы, конечно, постараемся, но уж как получится»;
• но(!) не доделав работу совсем чуть-чуть до конца, бросить её!

В данной статье я постарался раскрыть проблемы, мешающие сдаче проектов в срок. Очевидно, если учитывать их и принимать контр-меры, работа будет идти как по нотам: каждая задача – на своем месте и со своей длительностью!

Автор: Гараев Рустем