Казань
Выберите ваш город
Единый федеральный номер (бесплатный):
Работаем с 9.00 до 19.00
г. Казань, ул. Закиева, 4

Как организовать работу так, чтобы можно было давать обещания по срокам и держать их?

Тема, я думаю, мне досталась весьма и весьма актуальная. Любой руководитель сталкивается с проблемой сдачи проектов в срок. У меня есть знакомый предприниматель, имеющий репутацию очень пунктуального последовательного человека, на все встречи приходит заранее, старается всегда все предусмотреть. Но даже его компания обычно задерживает сдачу проектов на день-два! )

 

Предлагаю рассмотреть не принципы, благодаря которым можно все успевать, а препятствия, которые не позволяют это делать. А принципы и правила у каждого будут свои. Кому все-таки нужны знания на уровне технологии, того отправляю к книге «Тайм менеджмент» Глеба Архангельского, первого в России признанного специалиста в этой области.

 

Anything that can go wrong will go wrong (если какая-нибудь неприятность может случиться, она случается) американская поговорка.

 

 

Опыт показывает, что следующие неочевидные и “незначительные” этапы работ над проектами все время стремятся исчезнуть:

 

  • подробное прояснение потребностей заказчика,
  • прояснение, кто персонально будет принимать решение о приемке выполненных работ со стороны заказчика,
  • разработка четкого технического задания и согласования его с заказчиком,
  • подробное объяснение задачи специалистам, которые будут непосредственно выполнять работы,
  • выяснение ограничений, способных препятствовать своевременному окончанию работ,
  • согласование с заказчиком всех промежуточных этапов работ,
  • подписание актов приемки каждого отдельного этапа работ сторонами,
  • составление актов о выявленных недостатках, доп. работах.

 

На самом деле, можно ничего из этого не делать, а заложть заранее в цену и сроки двух-трехкратное переделывание всего проекта от начала до конца и пятикратное раздувание изначально поставленной задачи.

 

По моим наблюдениям, на прояснение и согласование по прописанным выше технологическим шагам у проект-менеджера затрачивается порядка 20% от всей работы по проекту. Зато это экономит не менее 200% времени и усилий всей проектной команды, дополнительно затрачиваемых на бесполезную суету, переделки, нервотрепку и оправдания перед заказчиком. Потому, что если какая-нибудь неприятность может случиться, она случается! Изначально отсеките ей возможность случиться!

 

Матрица Эйзенхауэра

 

Для тех, кто еще пока не знаком с этим замечательным инструментом, расскажу, метод предлагает поделить все Ваши дела зависимости от срочности и важности на 4 категории:

 

 

  1. Срочное и важное – например, срочный телефонный звонок, подошел к концу срок подачи налоговой декларации и т.д. В общем, как говорится, когда что-то “горит”.
  2. Несрочное, но важное – это привычная работа, планирование проектов, работа над проектами, сроки сдачи которых пока еще не так близко.
  3. Срочное и неважное – это, чаще всего, незапланированые непредвиденные дела. Например, срочная, заранее не обговоренная встреча или такой же звонок, или сообщение, или e-mail…
  4. Несрочное и неважное – поголотители нашего времени, то, на что мы тратим время “впустую”. Это, всеми любимые, в настоящее время социальные сети, пустые разговоры, “холивары” и т.п. Никакой пользы они не несут, однако, могут отнимать значительную часть вашего времени.

 

Теперь вернитесь к картинке, представьте, что сейчас утро, Вы только что пришли в офис. Представили? Скажите, пожалуйста, какими задачами Вы больше всего будете заниматься сегодня?

 

Распространенный ответ – срочными и важными. Если Вы тоже так ответили, значит, у Вас не все в порядке с расстановкой дел. Вы, как пожарник, тушите те места, которые начинают загораться, вместо того, чтобы работать в режиме завершения важных, но пока еще несрочных задач.

 

Русский стиль

 

 

Вот врожденый стиль работы большинства наших людей:

 

  • не спешить приступать к задаче сразу же после её получения;
  • не готовить заранее план работы, инструмент, рабочее место, не запрашивать нужные доступы, несмотря на наличие достаточного времени;
  • когда ситуация прижмет, совершить «трудовой подвиг», произведя почти всю работу за очень короткий промежуток времени. Естественно, качество будет при этом соответствовать принципу «мы, конечно, постараемся, но уж как получится»;
  • но(!) не доделав работу совсем чуть-чуть до конца, бросить её!

 

В данной статье я постарался раскрыть проблемы, мешающие сдаче проектов в срок. Очевидно, если учитывать их и принимать контр-меры, работа будет идти как по нотам: каждая задача – на своем месте и со своей длительностью!

 

Автор: Гараев Рустем

Если у вас есть вопрос,
задайте его нашему специалисту!
Задать вопрос:
менеджеру
директору
Ваше имя:
Компания:
Ваш номер телефона:
Ваш e-mail:
Ваш вопрос или комментарий: